¶ Coleta de Valores
A coleta de valores é utilizada para realizar a conferência de documentos não fiscais do caixa, neste caso de movimentos numerários, especificamente Sangrias e Depósitos de documentos quando esses documentos precisam ser conferidos no decorrer dos turnos durante um dia.
Caso prático:
A empresa realiza conferência de documentos a cada troca de turno, ou seja, quando um turno é trocado, todos os documentos referentes à cartões de crédito, débito e sangrias passam por uma conferência num determinado escritório para só depois serem encaminhados à um escritório central. Esse procedimento de conferência é facilitado utilizando a coleta de valores.
O Petros oferece dois menus para trabalhar com a coleta de valores sendo eles 'Coleta de Valores' e 'Processamento de Coleta de Valores em Lote'. Utilizando esta funcionalidade pelo Petros, serão criados movimentos de entrada e saída em contas financeiras para que seja possível mapear as transferências das coletas.
¶ Parametrização
Para o correto funcionamento da Coleta deverão ser preenchidos os seguintes parâmetros:
| Tópico | Passo a passo |
|---|---|
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No Petros Retaguarda acesse a opção Administração ➔ Empresa ➔ Selecione sua empresa |
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Navegue até a Aba Automação e localize os seguintes parâmetros e os respectivos valores que deverão ser preenchidos: |
- Formulário de Impressão da Coleta de Valores Formulário Coleta de Valores
- Conta Financeira Origem Coleta de Valores Aqui deverá ser associada a conta financeira da qual os documentos estão saindo, geralmente é uma conta do 'Cofre' que fica na pista
- Conta Financeira Transitória Coleta de Valores Aqui deverá ser associada a conta financeira a qual os documentos ficarão até que eles sejam conferidos, geralmente é a conta do escritório local da empresa
- Conta Financeira Destino Coleta de Valores É a conta final onde os documentos serão depositados, geralmente a conta bancária
- Tipo de Movimento Financeiro de Entrada Gerado na Conta Origem da Coleta de Valores Transferência entre Caixas (+)
- Tipo de Movimento Financeiro de Saída Gerado na Conta Origem da Coleta de Valores Transferência entre Caixas (-)
- Tipo de Movimento Financeiro de Entrada Gerado na Conta Transitória da Coleta de Valores Transferência entre Caixas (+)
- Tipo de Movimento Financeiro de Saída Gerado na Conta Transitória da Coleta de Valores Transferência entre Caixas (-)
- Tipo de Movimento Financeiro de Entrada Gerado na Conta Destino da Coleta de Valores Transferência entre Caixas (+)
- Tipo de Movimento Financeiro de Saída Gerado na Conta Destino da Coleta de Valores Transferência entre Caixas (-)
Se não quiser usar o movimento Transferência entre Caixas, poderá ser criado um movimento com o nome Coleta de Valores (+) para as entradas e Coleta de Valores (-) por exemplo. Este movimento ficará registrado nos relatórios de movimentação financeira do Petros nas telas de conciliação de movimentos entre outros.
¶ Documentos Válidos para Coleta
Os documentos que podem ser coletados são os comprovantes de Sangria e os Depósitos de Documentos
¶ Local de Lançamento
Os documentos são lançados no Frente de Caixa nas opções Registrar Sangria (CTRL + G) e Lançar depósito de Documentos (CTRL + Y).
Na opção para depósitos de documentos podem ser depositados quaisquer comprovantes de cartões de crédito ou de débito.
Geralmente o depósito de documentos é registrado no Frente de Caixa assim que os comprovantes/sangrias são transferidos para o cofre/escritório. Só podem ser registrados na Coleta os documentos já registrados no Frente de Caixa.
¶ Utilizando a Coleta
¶ Enviando e Recebendo a Coleta
Previamente, todos os documentos que serão coletados deverão ser registrados no PDV. Posteriormente acesse o Petros Retraguarda e realize o procedimento descrito a seguir:
| Tópico | Passo a passo |
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No Petros Retaguarda acesse a opção Automação ➔ Movimentação ➔ Coleta de Valores |
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Selecione o botão + para adicionar um novo registro |
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Na janela Coleta de Valores - [Inclusão] informe os seguintes campos: |
Nota!
Todos os campos são obrigatórios. O campo Número é o número único daquela coleta, que deverá seguir o padrão que a empresa desejar.
| Tópico | Passo a passo |
|---|---|
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Siga para a aba Movimentos, preencha as datas e outros parâmetros da tela que desejar |
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Clique em Pesquisar para exibir todos os documentos que podem ser coletados. Uma nova janela se abrirá, nesse momento é quando são conferidos quais documentos serão enviados para conferência |
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Marque os documentos e clique no botão OK |
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Nesse instante a janela fechará e os documentos selecionados estarão incluídos na coleta |
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Para enviar a coleta vá em Ações ➔ Enviar Coleta. Neste momento a Coleta estará na situação Enviada |
Importante!
Quando uma coleta for enviada ela não pode mais ser editada. Para visualizar a coleta clique na Lupa ou selecione a coleta e aperte (CTRL+V) para visualizar. O responsável por conferir a Coleta deverá recebê-la, para isso selecione Ações ➔ Receber Coleta. Caso a coleta tenha sido enviada incorretamente pode ser Cancelada, voltando para o status Pendente.
¶ Confirmando a Coleta
Após Recebida a Coleta, ela poderá ser conferida a qualquer momento.
| Tópico | Passo a passo |
|---|---|
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Selecione Ações ➔ Conferir |
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Aceite a mensagem que será exibida e o sistema abrirá a janela de conferência |
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Neste momento o responsável irá conferir se o valor do documento confere com o valor da venda, para confirmar que não houve nenhuma fraude na transação por parte do Atendente |
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Todas as informações dos documentos serão exibidos. O que deverá ser preenchido é o Valor Conferido e a Situação de acordo com a real situação do documento as situações que poderão ser registradas nos documentos são: |
- Pendente Documento que não foi conferido
- Recebido Valor do documento bate com o valor registrado
- Não recebido Não foi recebido o comprovante da transação, seja de sangria ou de outro documento depositado
- Valor Divergente Vale apenas para a Sangria, o valor do documento não bate com o real valor da Sangria
- Documento Faltante Vale apenas para depósitos de documento - O comprovante registrado não foi recebido
| Tópico | Passo a passo |
|---|---|
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Após preencher a Situação, preencha o Valor da Conferência, que é o valor real que foi conferido no caso da sangria. |
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Você poderá também selecionar todos os movimentos utilizando o botão Marcar Todos e logo em seguida clicar em Ajustar para que o sistema automaticamente coloque os valores de Conferência e o status para Recebido |
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A funcionalidade de ajuste deverá ser usada apenas quando todos os documentos estiverem corretos |
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Após conferir clique em Confirmar Conferência para finalizar. O status da Coleta ficará como Conferida e o processo de conferência é encerrado |
¶ Coleta de Valores em Lote
O menu de Processamento em lote para as coletas pode ser acessado no menu Automação ➔ Movimentação ➔ Processamento de Coleta de Valores em Lote.
Neste menu, as tarefas de Envio, Recebimento e Cancelamento das Coletas podem ser feitas de forma mais ágil e massiva.
Basta preencher os campos Empresa, Data Inicial e Data Final para pesquisar as coletas deste período de tempo. Após isso basta marcar as coletas individualmente ou em grupo e selecionar uma opção que se encontra no menu de opções na direita da tela. O status escolhido será aplicado a todas as Coletas marcadas.
A conferência das coletas não pode ser realizada neste menu.