¶ Contabilização Petros
Esta página oferece uma visão geral sobre o módulo contabilização e seus componentes.
A contabilização é um módulo do Petros responsável por exportar, através de ETLs específicas, informações do Petros para serem importadas posteriormente em softwares contábeis. Atualmente, o Petros exporta os dados num formato compatível com os softwares Domínio Contábil, Prosoft Contábil e Dexion.
Antes de utilizar o módulo contabilização é necessário entender que a Adaptive não oferece suporte contábil ao cliente, sendo assim, toda configuração deve ser supervisionada por um contador habilitado de sua confiança.
Todas as imagens de exemplo foram feitas sem levar em consideração lançamentos reais, servindo apenas para acompanhamento e exemplificação das situações.
Ao ler o artigo, acompanhe as telas citadas pelo Petros para que assimilação dos conceitos seja precisa.
¶ ETL de Exportação de Dados
O Petros é capaz de se integrar com qualquer software contábil e atualmente faz a integração com os seguintes softwares contábeis:
Cada um desses softwares possuem características e regras diferentes, de forma que não é possível estabelecer um padrão sobre o formato de exportação de dados, já que varia de software para software.
É importante que seja entendido o esquema de funcionamento de cada parceiro para, a partir daí, criar o modelo da ETL de exportação compatível.
¶ Configuração
O único parâmetro utilizado pelo módulo atualmente é o parâmetro de ETL de exportação. Para configurá-lo siga os passos:
| Tópico | Passo a passo |
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No Petros Retaguarda acesse a opção Administração do Sistema ➔ Paramaetrização ➔ Empresa |
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Na aba Contabilização localize o parâmetro ETL de Exportação da Contabilização e selecione a ETL do software utilizado pelo cliente final e que já esteja associada ao campo |
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Selecione o botão Confirma para gravar as alterações |
¶ Cadastros
Para correto funcionamento do módulo é necessário realizar os seguintes cadastros:
Cadastrar um Centro Contábil, ao menos uma Conta Contábil e Regras de Contabilização de Eventos. Vejamos os exemplos:
¶ Centro Contábil
O Centro Contábil possui o mesmo conceito dos centros de resultado da empresa. Cada empresa, de acordo com sua escrituração particular, tem um modelo específico.
Cabe ao Contador informar quais são os centros contábeis da empresa e como eles serão nomeados.
Para realizar o cadastro do Centro Conábil realize os seguintes passos:
| Tópico | Passo a passo |
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No Petros Retaguarda acesse a opção Contabilização ➔ Cadastros ➔ Centro Contábil |
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Selecione o botão + para adicionar um novo registro |
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Insira o Código e a Denominação |
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Repita o processo de inclusão quantas vezes forem necessárias |
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Selecione o botão Grava Alterações (CTRL+G) |
¶ Conta Contábil
As Contas Contábeis são as contas em que serão feitos os lançamentos contábeis para representar a movimentação financeira da empresa.
As empresas que realizam escrituração tem um plano de contas, que é uma lista de todas as contas que a empresa possui e manipula. As contas presentes no plano de contas devem ser reproduzidas no Petros para correta contabilização.
O Petros já possui contas padrões cadastradas para uso, entretanto caso seja necessário, devem ser cadastradas novas contas com a orientação do contador.
Para realizar o cadastro do Conta Conábil realize os seguintes passos:
| Tópico | Passo a passo |
|---|---|
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No Petros Retaguarda acesse a opção Contabilização ➔ Cadastros ➔ Conta Contábil |
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Selecione o botão + para adicionar um novo registro |
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Insira o Código de cadastro |
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Insria o Código Reduzido, código do mapeamento da conta contábil conforme o plano de contas |
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Insira a Denominação da conta contábil |
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Insira a Data Inclusão |
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Selecione Natureza entre as seguintes opções: Conta de ativo, Conta de compensação, Conta de Passivo, Conta de Resultado, Outras e Patrimônio líquido |
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Selecione o Tipo da conta que pode ser Analítica ou Sintética |
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Selecione a Conta Pai se for o caso |
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Repita o processo de inclusão quantas vezes forem necessárias |
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Selecione o botão Grava Alterações (CTRL+G) |
Importante!
Clientes que utilizam o software de Domínio e necessitam realizar os controles contábeis, agora o Petros é capaz de extrair os relatórios contábeis já contendo a informação da Conta Contábil do cadastro de Pessoa.
Desta forma, quando o usuário cria uma nova Pessoa no Petros, se o campo Conta Contábil não for preenchido o Petros criará e vinculará automaticamente a Conta Contábil no cadastro da Pessoa e também enviará o registro para o menu Contabilização ➔ Cadastros ➔ Conta Contábil.
Esse processo é bastante específico e elimina aos usuários do software Domínio a tarefa de criação da Conta Contábil manualmente para as pessoas do Petros.
¶ Regras de Contabilização de Eventos
São regras que definem quais lançamentos serão gerados. Para entendimento completo, a próxima seção fala especificadamente sobre este cadastro. Até chegarmos lá, veja a tela geral das Regras de Contabilização de Eventos.
- Visão geral das Regras de Contabilização de Evento:
- Edição das Regras de Contabilização de Evento:
Agora a tela da edição das Regras de Contabilização de Evento conta com a melhoria em que foi inserido mais o campo Tipo de Aplicação / Captação de Recursos.
¶ Regras de Contabilização de Evento
A criação de regras de contabilização é a parte mais densa do módulo, então, antes de mostrarmos como fazer, iremos discutir alguns conceitos que serão utilizados no módulo. Note que os conceitos utilizados no Petros podem ter interpretações variadas fora do nosso contexto.
- 1 - Evento Contábil É um evento economicamente relevante, geralmente composto por lançamentos de débito e crédito equivalentes
- 2 - Movimento Contábil É o registro de um evento contábil automático gerado pelo Petros através de modelos de Evento padrões do Petros
- 3 - Lançamento Contábil É um movimento contábil registrado, onde seus débitos e/ou créditos estão definidos nas contas contábeis apropriadas
- 4 - Variável É um componente do sistema que pode assumir qualquer valor, essa alteração de valor depende do contexto que a variável é utilizada
¶ Visão geral
No menu de Regras de Contabilização deverão ser definidas quais são as contas e os valores que serão representados pelo lançamento contábil.
As regras de contabilização no Petros são compostas pelos critérios de filtragem (ou Filtros) e o modelo do Evento Contábil (lançamentos que compõem o evento).
¶ Cadastros e operação
Para cadastro de uma Regra de Contabilização de Evento siga os passos indicados na duas abas Principal e Contabilização de Eventos.
Na aba Principal realize o passo a passo indicado:
| Tópico | Passo a passo |
|---|---|
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No Petros Retaguarda acesse a opção Contabilização ➔ Movimentação ➔ Regras de Contabilização de Evento |
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Selecione o botão + para adicionar um novo registro |
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No momento de inclusão serão exibidas duas abas, sendo: Principal e Contabilização de Eventos |
- Na aba principal será definido o critério de filtragem (ou filtro) da Regra. O filtro é responsável por selecionar dentre todos os movimentos contábeis apenas aqueles que interessam.
Obrigatoriamente deve ser informado o detalhe do evento, que representa eventos gerais que são pré-programados no Petros.
Outro campo importante é o campo Prioridade, que é no mínimo 1.
A prioridade é importante como critério de desempate quando um mesmo movimento contábil é válido para duas regras, a regra que possuir o menor número como prioridade será a regra usada para gerar o lançamento contábil referente àquele movimento contábil. Tenha em mente que, as regras mais importantes deverão ter prioridades mais próximas de 1 e as menos importantes, prioridades mais distantes de 1.
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Como exemplo, um pagamento de funcionários é uma Despesa Financeira, que possui débito na conta Despesas C/Pessoal e crédito numa conta Banco C/ Movimento. Ao criar a regra, o Detalhe do Evento seria Despesa Financeira - Liquidação de Despesa Financeira e na opção Tipo de Despesa/Receita seria associada a Despesa de código 3.3.4.001 SALARIOS como pode ser visto na Imagem "Lançamento de despesa financeira".
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Ainda na aba principal, no canto inferior direito temos o botão Observação Detalhe. Clicando no botão é exibida a janela Detalhe Evento Contábil, que possui as informações das variáveis que poderão ser utilizadas na criação da regra. O entendimento dessas variáveis é muito importante para a compreensão completa da tela de Regras.
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Imagine que cada Detalhe do Evento que já vem pré-definido no Petros possui consigo variáveis únicas que podem ser usadas de acordo com esse Evento. No exemplo do detalhe do evento sendo "Despesa Financeira - Liquidação de Despesa Financeira", temos as variáveis @CodigoEmpresa, @NomeEmpresa, @Valor1, entre outras, cada uma representando algum dado da despesa que poder ser usado na exportação.
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Cada Evento terá suas próprias variáveis que poderão ser usadas, por isso, para cada regra que for criada, as variáveis devem ser analisadas e utilizadas apenas as variáveis disponíveis para aquele evento. No geral, a aba principal define os critérios de filtragem.
- A aba seguinte é a Contabilização de Eventos. Enquanto na aba principal temos os critérios de filtragem do movimento, a aba Contabilização de Eventos descreve quais serão as variáveis do movimento que serão usadas para gerar os lançamentos contábeis. Nesta aba é possível escolher quais informações serão exportadas através das variáveis disponíveis no evento específico escolhido, quais serão as contas de crédito e débito e os centros de resultado de crédito e débito se for pertinente informá-los.
- Ao clicar no botão + no canto inferior esquerdo da tela, será adicionada uma nova linha de informações, onde o campo Script do Histórico será String.empty, isso significa que o registro ainda não foi configurado.
- Podem ser adicionadas várias linhas diferentes e cada uma dessas representa um evento contábil. Chamaremos cada linha nesta tela simplesmente de Script para facilitar o entendimento.
para configurar siga os passos:
| Tópico | Passo a passo |
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Clique no script que foi adicionado e depois no botão Editar Scripts no canto inferior direito da tela |
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Será exibida a tela de Edição de Script, onde é possível configurar o script de lançamento do evento |
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No canto direito da tela temos uma box com todas as variáveis disponíveis por padrão, lembrando que, apesar do sistema exibir todas as variáveis, apenas as variáveis que estão listadas na aba Principal ➔ Observação Detalhe é que devem ser usadas na edição do script |
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No lado esquerdo da tela temos duas caixas que podem ser preenchidas, sendo elas o lancamento.ValorContabil e lancamento.Historico |
- No lancamento.ValorContabil deve ser informada a variável que representa o Valor do lançamento, no nosso exemplo de despesa financeira, ao observar os detalhes (Através da aba Principal ➔ Observação Detalhe) temos disponíveis para uso a variável @Valor1 = Valor da Liquidação da Despesa, nesse caso basta arrastar a variável @Valor1 para o lancamento.ValorContabil.
- Em alguns casos, teremos várias variáveis de valor disponíveis para uso, quando essa situação aparecer, serão necessários mais de um script para trabalhar com estes valores, pois cada linha de script comporta apenas uma variável de valor, temos um exemplo ilustrativo na Imagem "Lançamento composto por dois valores" ao lado, como pode ser visto, são feitos dois scripts cada um lançando um valor, supondo que um dos valores seja de juros de um título (Os lançamentos e contas não estão exatamente corretos e servem apenas para ilustração do exemplo).
- Ainda na edição do script é possível adicionar variáveis no lancamento.Historico que servem como informações complementares ao lançamento. Neste campo é possível adicionar códigos, nomes, denominações em geral e outras informações que forem pertinentes ao lançamento. Deve ser verificado no software de importação quais as informações são aceitas por ele e assim definir quais variáveis serão utilizadas. Para adicionar a variável basta arrastá-la e quando for necessário, adicionar uma descrição breve em texto, por exemplo, se utilizar a variável @Cfop pode ser informado CFOP - @Cfop no campo. Se ouras variáveis forem usadas, basta separá-las por um espaço em branco ou caracteres de texto.
Lembrando que a variável deve ficar sempre a um espaço em branco de qualquer outra variável ou texto informado.
- Após preencher, selecione Compilar para testar. Se o código estiver correto, ele será compliado com sucesso. Em caso de erros é interessante verificar os seguintes pontos: o lançamento.ValorContabil deve ser sempre uma variável do tipo @Valor e nada mais, variáveis de outros tipos, caracteres e espaços em branco irão ocasionar erros.
- Em lancamento.Historico certifique-se de sempre deixar um espaço entre variáveis e caracteres. Se após compilar o sistema não acusar erros, selecione OK para salvar as alterações.Ainda na aba de Contabilização de Eventos, preencha a Conta Contábil de Débito e a Conta Contábil de Crédito. Os Centros Contábeis de crédito e débito e a observação podem ser preenchidos, mas não são obrigatórios.
¶ Contabilização das Regras
Após cadastradas as Regras, o sistema já está pronto para realizar a contabilização. Para isso, Acesse o menu Contabilização ➔ Contabilização. O menu é bem simples e só é necessário informar o período que deseja contabilizar e a empresa. Temos na tela 3 flags: Gera Movimento Contábil, Gera Lançamento Contábil e Exportar Arquivo. Vamos detalhar o que cada flag é responsável.
- 1 - Flag Gerar Movimento Contábil Responsável por gerar os movimentos contábeis baseados nos detalhamentos de eventos pré-definidos no Petros. Neste momento as regras de contabilização criadas não entram em vigor, o Petros gera todos os movimentos possíveis no período informado nos filtros de Data Inicial e Data Final. A geração dos movimentos é útil quando ainda não se tem regras definidas e/ou alguma regra aparentemente não está adequada, observando os movimentos é possível ter uma visão panorâmica do que pode ou não pode ser gerado. Os movimentos podem ser visualizados pelo menu Contabilização ➔ Movimentação ➔ Movimento Contábil.
- 2 - Flag Gerar Lançamento Contábil Responsável por criar os lançamentos contábeis a partir dos movimentos contábeis gerados anteriormente. Neste momento o Petros verifica todos os movimentos contábeis gerados, aplica os critérios de filtragem criados nas regras de contabilização e gera lançamentos contábeis para todos os movimentos que passaram pelos filtros. Os lançamentos concretizados podem ser visualizados no menu Contabilização ➔ Movimentação ➔ Lançamento Contábil
- 3 - Flag Exportar Arquivo Qando marcada, exporta o arquivo no formato .txt para posterior importação no sistema contábil
Para geração correta do arquivo de integração, devem ser gerados Movimentos, Lançamentos e posteriormente Exportar o Arquivo. As três partes podem ser feitas separadamente, então não há problema em gerar os movimentos, visualizá-los para verificar quais são necessários e só depois realizar os lançamentos contábeis e a exportação do arquivo.
Observações importantes:
Ao criar uma nova regra, lembre-se que no script da regra só podem ser usadas variáveis aceitas no Detalhe de evento que o usuário definir. Para verificar quais variáveis estão disponíveis em um Evento, sempre utilize o menu Observação do Detalhe.
¶ Exemplos Práticos
- Abaixo temos três exemplos práticos. Note que os exemplos e as regras cadastradas no módulo não são necessariamente na forma que os softwares Domínio e Prosoft recebem os dados. Estes exemplos são puramente ilustrativos e servem como uma orientação de como reproduzir determinado lançamento no Petros. Representamos crédito com a letra C e débitos com a letra D nos exemplos de lançamentos.
- Exemplo 1
- Um cliente paga para a empresa um adiantamento, na visão da empresa o lançamento ficará da seguinte forma:
- A conta Adiantamento de Clientes não é padrão e deve ser cadastrada no sistema de acordo com o plano de contas da empresa. Na imagem abaixo é possível verificar que apenas um script é necessário para realizar a configuração desta regra. O @Valor1 representa o total do título do tipo Adiantamento de Clientes. Para a contabilização da Venda de uma mercadoria utilizando o saldo de adiantamento do cliente é necessário criar outra regra.
- Exemplo 2
- Suponhamos que a empresa pode pagar seus fornecedores até o dia 15 de cada mês. Caso o pagamento seja efetuado antes desta data, o título referente à compra recebe um desconto. O lançamento do ponto de vista contábil seria no formato:
- O cadastro da regra poderia seguir o padrão exibido na imagem abaixo. Neste caso estamos filtrando todos os títulos com a natureza Compra a Prazo. Caso no filtro apenas as compras de produtos para comercialização fossem fazer parte dos lançamentos, bastava adicionar no filtro um CFOP específico ou um Item específico dependendo da necessidade. No caso dos scripts, foram utilizados dois, cada um trabalhando com um valor do título. No primeiro deles utilizamos a variável @Valor13. Na observação do detalhe, este valor é o responsável pelo valor líquido do título enquanto a @Valor3 é responsável pelo valor do desconto. Se observar a conta contábil de débito foi a 'Fornecedores' e as credoras a 'Caixa Administrativo' que também poderia ser uma conta bancária, e a conta 'Descontos Recebidos'.
- Nossa regra implica que, assim que o sistema gerar os lançamentos, para cada título financeiro de natureza compra a prazo, serão gerados quatro lançamentos, sendo 2 lançamentos de débito na conta Fornecedores nos valores @Valor3 e @Valor1, um lançamento de crédito na conta Caixa Administrativo no @Valor13 e um lançamento de crédito na conta Descontos Recebidos no @Valor3.
- Exemplo 3
- Temos o caso de uma venda de produtos a prazo para um cliente do posto. O lançamento inclui o lançamento do ICMS a ser recolhido e do IPI. Os lançamentos ficariam da seguinte forma:
- Neste caso teremos 3 scripts, para representar o lançamento como pode ser visto na imagem abaixo. As contas de ICMS e IPI não são padrão, sendo necessário consultar seu contador para definir seus códigos corretamente. Utilizamos o @Valor8 que representa o valor líquido dos produtos da nota + o @Valor3 referente ao IPI que serão lançados nas contas credoras Receita de Venda e IPI a recolher, com débito referente numa conta de Clientes ou Credores Diversos, como foi usado. O ICMS é representado pelo @Valor2 com débito e crédito nas contas ICMS sobre venda e ICMS a recolher.
Em todos os exemplos, os centros contábeis foram omitidos. Todos os exemplos de lançamentos foram retirados de sites de contabilidade, podendo haver erros nos lançamentos contábeis referentes pois o intuito era reproduzir lançamentos contábeis através da construção de regras do Petros.
¶ Links Úteis
Lançamentos Contábeis
Balanco Patrimonial
Fatos Contáveis
¶ Projeto
Dados de implementação da melhoria:
| Issue | Versão | Release |
|---|---|---|
| #1039 | 2.19.06a | 312 |