¶ Despesa
A Despesa é um recurso que o gestor da empresa poderá utilizar para lançar no sistema todos os valores financeiros que saírem das contas da empresa em caráter de despesa.
Despesa é todo valor despendido e gasto com estrutura e manutenção da empresa no que se refere a aluguel de espaço, folha de pagamento, serviços de água, energia, telefone, impostos dentre diversas outras hipóteses em uma gama de possibilidades bastante ampla.
O ideal é que todo gasto que empresa realize seja informado ao sistema para que provoque os reflexos corretos em nível, financeiro, contábil e até mesmo fiscal. Diversos tipos de despesas já vêm cadastradas na base desde a implantação, podendo ser incluídos novos registros.
Este artigo destina-se a instruir o usuário a inserir uma despesa diretamente pela tela Despesa no menu Financeiro, contudo há outras formas de se incluir uma despesa no sistema, mas que serão tratadas em outros artigos da wiki.
¶ Inclusão de Despesa
Para incluir manualmente uma despesa realize os seguintes passos:
| Tópico | Passo a passo |
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No Petros Retaguarda acesse a opção Financeiro ➔ Movimentação ➔ Despesa |
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Selecione o botão para adicionar um novo registro |
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Na janela Despesa - [Inclusão] informe os seguintes campos nas abas Principal, Rateio, Liquidação e Parcelas: |
- Data Informe a data de ocorrência da Despesa
- Valor Informe o valor da Despesa
- Tipo Selecione o botão […] para escolher o tipo de despesa. Exemplo: AGUA, ALUGUEL, ALVARA, CARTORIO etc
- Solicitação de Gastos Selecione o botão […] para escolher a solicitação de gasto, se for o caso
- Contrato de Fornecimento Somente será preenchido se a despesa se referir a um contrato de fornecimento criado anteriormente
- Número do Documento Informe manualmente o número do documento da despesa
- Pessoa Selecione no botão […] a pessoa a quem se refere a despesa
- Observação Insira observações acerca da despesa
Essa aba será preenchida com o rateio da despesa, que pode ser Manual ou Padrão. Quando o tipo da despesa possui rateio do tipo Não Rateio, essa aba não será exigida. Para tipos de despesas com rateio do tipo Manual, preencha os campos da seguinte maneira:
- Botão + Selecione na parte inferior para adicionar
- Centro de Resultado Selecione o centro de resultado da despesa
- % de Rateio Informe o percentual do rateio até 100%, que poderá ser dividido
- Valor Rateado É o valor do rateio correspondente ao percentual rateado
- Botão End Edit Selecione o botão para terminar a edição
O rateio é realizado informando a porcentagem [%] sobre o valor total da despesa, atualmente o valor do rateio consiste em 2 casas decimais assim realizando o arrendondamento de maneira automática. Caso a soma do rateio atingir 100 % e houver diferença por causa do arredondamento, essa diferença será ajustada na parcela do rateio de maior valor.
Exemplo:
Despesa no valor de R$ 7.006,99
Ao gerar as seguintes parcelas : 30%, 30%, 20%, 10%, 10% os arredondamentos darão uma diferença de R$ +0.01 centavo, assim essa diferença será abatida em uma parcela de maior valor 30% logo seu valor passará de R$ 2.102,10 para R$ 2.102,09.
Preencha a aba se a despesa foi paga à vista e informe os campos:
Nota!
Essa aba Liquidação não existe mais nas versões novas do sistema
A aba será informada se o tipo da despesa estiver marcada para Permitir Título Financeiro e se a despesa tiver vencimento maior que a data do lançamento. Informe os campos:
- Botão Selecione na parte inferior para adicionar
- Número Informe o número da parcela (maior ou igual a 1)
- Data de Vencimento Informe o vencimento da parcela
- Valor da Parcela Informe o valor da parcela
- Acréscimo Financeiro Informe o valor do acréscimo, se houver
- Botão End Edit Selecione o botão para terminar a edição
| Tópico | Passo a passo |
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Selecione o botão Confirma Inclusão |
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Volte na tela de pesquisa e localize o registro que acabou de incluir. A situação da Despesa será Rascunho |
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Dê duplo clique para editar e na janela Despesa - [Edição] selecione a opção Ações ➔ Confirmar |
Nota!
A confirmação da Despesa só não será realizada se o tipo de despesa selecionada estiver marcada para Exigir Aprovação. Nesse caso, quem o fará é o gestor responsável pelas aprovações.
E a despesa ficará na situação “rascunho” caso o parâmetro “exige confirmação de despesa” estiver marcado na parametrização de empresa, parâmetros globais e no cadastro de usuário.
| Tópico | Passo a passo |
|---|---|
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Selecione, por fim, o botão Confirma Edição |
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A Despesa passará para a situação Confirmada |
Após confirmar a inclusão da despesa, se ela possuir data de vencimento futura, você deverá acessar os Títulos a Pagar e liquidar o título no vencimento. Para acessar o título em Financeiro ➔ Movimentação ➔ Título a pagar. Se a despesa lançada for liquidada à vista, ela não gerará nenhum título e o seu ciclo no sistema se encerra na própria tela de Despesa.
A tela de Despesa é somente um dos mecanismos do Petros para incluir despesas. Todavia, é possível ainda incluir despesas oriundas de Notas Fiscais de Entrada de uso e consumo. Para tanto, faz-se necessário realizar uma série de configurações no cadastro do Item, do CFOP para que seja possível incluir uma despesa por esse mecanismo. Essa parte ainda está em fase de documentação.
¶ Liquidação da Despesa
A partir da versão 2.19.06e - Release 322 foi implementada uma melhoria relativamente ao Tipo de Movimento financeiro definido no Tipo de Despesa quando a Parcela possui o Tipo de Liquidação Espécie.
Com esta melhoria, o sistema passa a considerar a informação que consta no Tipo de Despesa - (Tipo de Movimento Financeiro). O processo ocorre no momento da confirmação da Despesa, utilizando um Tipo de Cobrança que esteja configurado com o Tipo de Liquidação “Espécie” e quando o Título Financeiro gerado é liquidado, gera o Movimento Financeiro.
A melhoria trazida envolve os temas de Despesa e Receita e também falaremos no manual de Receitas sobre essas particularidades.
¶ Vídeo de Demonstração
¶ Desconfirmação de Despesa
Toda Despesa lançada poderá ser desconfirmada, ainda que tenha sido liquidada. Após desconfirmar uma Despesa, o usuário poderá confirmá-la novamente ou excluir o registro.
Ao desconfirmar uma Despesa, a tela será alterada para modo de Edição, mantendo o registro aberto.
A tela permanece aberta e você pode confirmar a Despesa novamente ou realizar outras ações. Assista ao nosso vídeo a seguir e saiba mais.
¶ Vídeo de Demonstração
¶ Tipo de Despesa
O cadastro de Tipo de Despesa, além de oferecer um segundo nível de classificação e organização das despesas, também traz algumas parametrizações e restrições para o lançamento das despesas. No cadastro de um tipo de despesa é possível definir quais tipos exigirão aprovação de um gestor com perfil, exigibilidade de solicitações de gastos, tipos de rateios, permissão para geração de título financeiro, permissão para movimentação financeira e o tipo do movimento financeiro associado, informação de conta contábil do plano de contas contábil definido pela contabilidade da empresa.
É possível ainda indicar os centros de resultados para rateio, percentual de rateio, os aprovadores das solicitações de gastos exigidas pelas despesas, as empresas associadas, o nome do usuário aprovador e o valor limite da aprovação.
Os principais tipos de despesas utilizadas pelas empresas já vêm cadastradas na base de dados desde a implantação, podendo ser incluídos novos registros. Para cadastrar um Tipo de Despesa acesse Financeiro ➔ Tabelas ➔ Tipo de Despesa.
¶ Solicitação de Gastos
Solicitações de gastos são orçamentos de despesas que podem ou não ser obrigatórias conforme esteja marcado ou não no Tipo de Despesa. Para criar uma Solicitação de Gastos acesse Financeiro ➔ Movimentação ➔ Solicitações de Gastos.
¶ Contrato de Fornecimento
O Contrato de Fornecimento auxilia a ter um controle maior sobre o lançamento de algumas despesas a serem especificadas pelo próprio cliente, controlando variações em valores, valores fixos, início e fim do contrato, aprovação direta da despesa lançada dentro das especificações entre outras funcionalidades.
Manual Contrato de Fornecimento
¶ Requisitos
- 1
O primeiro passo é definir quais Tipos de Despesas irão exigir o contrato e habilitar a flag dentro do mesmo- 2 Após isto realize o cadastro do Contrato de Fornecimento (conforme explicado no manual da ferramenta)
- 3 Ao realizar o lançamento da Despesa antes de qualquer coisa escolha o contrato de fornecimento, assim as informações como tipo, pessoa e observação poderão ser preenchidos automaticamente, bastando inserir o valor, número do documento e lançamento das parcelas
*
- 4 As despesas lançadas obrigatoriamente dentro do padrão estarão como aprovadas, não necessitando de mais nenhuma alteração
¶ Exclusão de Despesa
Praticamente todas as rotinas do Petros após serem incluídas poderão ser excluídas e as despesas são uma delas.
¶ Requisitos
Antes de realizar a exclusão da despesa já lançada alguns critérios deverão ser analisados com antecedência:
| Tópico | Passo a passo |
|---|---|
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No Petros Retaguarda acesse a opção Financeiro ➔ Movimentação ➔ Despesa |
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Utilize as opções de filtros para localizar um registro existente |
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Localizada a Despesa selecione a Lupa para visualizar o registro |
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Na jantela Despesa - [Visualização] selecione a opção Ações ➔ Desconfirmar |
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Após desconfirmar a despesa o sistema voltará para a tela de pesquisa das despesas |
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Posicione o mouse sobre a linha do registro da despesa recém desconfirmada |
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Selecione agora o botão (-) para excluir a despesa. |
Utilize essa opção se o movimento financeiro tiver sido conciliado e conferido.
| Tópico | Passo a passo |
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No Petros Retaguarda acesse a opção Financeiro ➔ Movimentação ➔ Conferência do Movimento Financeiro |
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Informe os dados típicos da tela, localize o título a pagar conferido |
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Selecione o botão Desconferir |
Utilize essa opção se o movimento financeiro tiver sido conciliado.
| Tópico | Passo a passo |
|---|---|
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No Petros Retaguarda acesse a opção Financeiro ➔ Movimentação ➔ Conferência do Movimento Financeiro |
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Informe os dados típicos da tela, localize o título a pagar conciliado. |
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Selecione o botão Desconciliar |
Utilize essa opção se o título da despesa tiver sido liquidado, mas não tiver sido conciliado e nem conferido.
| Tópico | Passo a passo |
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No Petros Retaguarda acesse a opção Financeiro ➔ Movimentação ➔ Título a Pagar |
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Utilize as opções de filtros da tela para localizar um registro existente |
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Localizada o título a pagar da despesa selecione a Lupa para visualizar o registro |
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Na jantela Título a Pagar - [Visualização] selecione a opção Ações ➔ Cancelar Liquidação |
¶ Melhorias Realizadas
Algumas modificações importantes foram realizadas na tela da Despesa, como seguem:
A tela de lançamento de Despesa não possui mais a aba Liquidação nas versões novas do sistema.
Para lançar qualquer Despesa deverá ser usada a aba Parcela.
Uma Despesa que já foi paga, deve ser lançada usando o tipo de cobrança Espécie pois, desta forma, o sistema gera automaticamente um titulo a pagar já liquidado.
¶ Vídeo
Ei, assista nosso vídeo!