A inutilização é uma espécie de cancelamento de formulário quando o contribuinte emitente tiver problemas ao emitir a NFe ou NFCe e posteriormente ao número perdido foi emitida nota e autorizado o seu uso pela SEFAZ. A inutilização é um processo realizado para informar à Receita Federal e Estadual que determinada faixa de numeração de NFe ou NFCe não será mais utilizada.
Em geral o motivo mais comum para a inutilização é a quebra da sequência da numeração. A inutilização somente poderá ser realizada para notas que não tenham sido Emitidas (Confirmadas), Denegadas ou Canceladas.
O usuário tenta emitir a NFe/NFCe 1000, 1001, 1002 e dá algum erro para todas as tentativas. Posteriormente emite com sucesso a nota número 1003. Nesse caso, deverá inutilizar a faixa de numeração de 1000 a 1002.
A SEFAZ de cada unidade federada informa o prazo para realizar a inutilização. A maioria das UF adotam o prazo do dia 10 do mês subsequente à tentativa de uso da numeração e algumas UF têm prazo indeterminado. Para saber sobre os prazos na sua UF consulte sempre a contabilidade da sua empresa.
No Petros há duas formas de realizar a inutilização de NFe e NFCe que são diferenciados pela versão da base do cliente. São eles:
Inutilização direta: processo realizado até a versão v2.05.27 Release 216.
Inutilização consultada: processo realizado a partir da versão v2.05.28 Release 217.
Inutilizando Diretamente:
Para clientes que estiverem hospedados até a versão 2.05.27 Release 216 a inutilização só poderá ser realizada diretamente, de forma que o usuário deve acessar o Portal NFe ou o portal estadual da UF e consultar qual foi a última numeração inutilizada. Após isso siga as instruções abaixo:
A partir da versão 2.05.28 release 217 o sistema oferece ao usuário a opção de pesquisar via Petros as inutilizações que foram realizadas anteriormente e isso auxilia na identificação dessas inutilizações para que o usuário não fique na tentativa e inutilizar números que já tenham sido inutilizados. Para isso siga o procedimento abaixo:
Conforme consulta (Resposta da Mensagem 7239754) realizada junto à SEFAZ SP, não existe inutilização da numeração de Cupom Fiscal SAT-CFe. Para mais informações consulte a Portaria CAT-147, de 05-11-2012 e o Manual de Especificações SAT.
O sistema pode inutilizar uma numeração de forma automática quando houver aalguma falha na tentativa de emissão, fazendo com que o processamento não ocorra da forma esperada.
Isso acontece quando a nota fica por muito tempo com o status “Em processamento” ao consultar a situação na Sefaz.
Dessa forma, a venda será liberada para uma nova emissão após a falha.
Inutilização Portal NFe
Portaria CAT-147, de 05-11-2012
Manual de Especificações SAT